Персональні дані у навчанні – як не порушити закон
У сучасному світі цифрових технологій захист персональних даних став надзвичайно важливим питанням, особливо у сфері освіти. Навчальні заклади щодня працюють з великими обсягами особистої інформації учнів, студентів, працівників та батьків. Від персональних ідентифікаційних даних до інформації про успішність, здоров’я та особисті обставини – всі ці відомості потребують належного захисту відповідно до законодавства України.
Закон України “Про захист персональних даних” встановлює чіткі вимоги щодо обробки такої інформації, а невиконання цих вимог може призвести до серйозних юридичних наслідків. Ця стаття допоможе освітянам зрозуміти основні ризики та розробити стратегії для законного та етичного поводження з персональними даними в освітньому середовищі.
Основні ризики
Обробка персональних даних у навчальному процесі супроводжується низкою специфічних ризиків, які можуть призвести до порушення прав та свобод суб’єктів персональних даних. Особливу небезпеку становить неконтрольований доступ до конфіденційної інформації про учнів та студентів. Використання цифрових платформ та онлайн-інструментів для навчання створює додаткові вразливості через можливі кібератаки та технічні збої.
Неналежне зберігання документів з персональними даними (особові справи, медичні картки, психологічні характеристики) може призвести до витоку чутливої інформації. Збір надмірної кількості персональних даних, які не є необхідними для навчального процесу, також становить суттєвий ризик порушення принципу мінімізації даних.
Основні ризики при роботі з персональними даними в освітньому середовищі:
- Неавторизований доступ до електронних баз даних учнів та студентів
- Розголошення чутливих даних про стан здоров’я, особливі освітні потреби або соціальний статус
- Передача персональних даних третім особам без належної правової підстави
- Неналежне знищення документів, що містять персональні дані
- Відсутність належних заходів технічного захисту інформаційних систем
- Використання персональних даних для цілей, не пов’язаних з освітнім процесом
- Зберігання даних довше, ніж це необхідно для досягнення мети їх обробки
- Публікація фото та відеоматеріалів з учнями/студентами без згоди
- Ненадійне зберігання паперових документів з персональними даними
- Відсутність прозорої політики щодо обробки персональних даних
Типові порушення
У практиці освітніх установ часто зустрічаються певні типові порушення законодавства про захист персональних даних. Найпоширенішим є розміщення фотографій учнів на сайтах закладів освіти та в соціальних мережах без отримання належної згоди від них самих (якщо вони досягли 16 років) або їхніх батьків.
Навчальні заклади часто створюють групи в месенджерах, де обговорюються питання, пов’язані з конкретними учнями, не враховуючи, що така інформація може стати доступною стороннім особам.
Інше поширене порушення – збір надмірної інформації при заповненні анкет або реєстраційних форм. Наприклад, запитання про сімейний стан батьків, їхні доходи або політичні переконання часто не мають прямого відношення до освітнього процесу. Часто зустрічається недбале зберігання документів з персональними даними: відкритий доступ до журналів успішності, незахищені шафи з особовими справами, незаблоковані комп’ютери з базами даних.
Багато освітніх закладів не інформують належним чином суб’єктів персональних даних про цілі та способи обробки їхньої інформації, що порушує принцип прозорості. Використання неліцензійного програмного забезпечення або ненадійних онлайн-сервісів для зберігання персональних даних також створює ризики несанкціонованого доступу.
Відповідальність
Порушення законодавства про захист персональних даних тягне за собою різні види відповідальності. Згідно з Кодексом України про адміністративні правопорушення, недотримання вимог щодо захисту персональних даних може призвести до накладення штрафу на посадових осіб у розмірі від 100 до 500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У випадку повторного порушення протягом року розмір штрафу збільшується.
Кримінальний кодекс України передбачає відповідальність за незаконне збирання, зберігання, використання або поширення конфіденційної інформації про особу. Такі дії можуть каратися штрафом, виправними роботами або обмеженням волі до трьох років. Особливо серйозні порушення, які призвели до значної шкоди, можуть тягнути за собою позбавлення волі.
Крім адміністративної та кримінальної відповідальності, порушники можуть зіткнутися з цивільно-правовою відповідальністю. Суб’єкт персональних даних має право вимагати відшкодування матеріальної та моральної шкоди, завданої внаслідок порушення його прав.
Освітній заклад як юридична особа також може нести дисциплінарну відповідальність перед контролюючими органами.
Як має виглядати згода
Згода на обробку персональних даних повинна бути добровільним, конкретним, поінформованим та однозначним волевиявленням суб’єкта персональних даних. У контексті освіти згода має оформлюватися окремим документом, який чітко вказує на мету збору даних, перелік даних, що збираються, та термін їх зберігання. Документ про згоду повинен містити інформацію про розпорядника персональних даних (навчальний заклад), контактні дані відповідальної особи та права суб’єкта даних (право на доступ, виправлення, видалення даних тощо). Важливо, щоб мова документу була зрозумілою, без юридичних термінів, які можуть бути незрозумілими для пересічної людини.
Окрема згода має бути отримана для різних цілей обробки даних: одна згода для адміністративних цілей, інша – для публікації фото у соціальних мережах, ще одна – для передачі даних третім особам. Згода має містити можливість її відкликання у будь-який момент та інформацію про процедуру відкликання.
Чекліст для захисту
Для забезпечення належного захисту персональних даних у навчальному закладі рекомендується дотримуватися наступного чеклісту:
- Призначити відповідальну особу за захист персональних даних
- Розробити внутрішню політику щодо обробки персональних даних
- Проводити регулярні навчання для персоналу
- Забезпечити фізичну безпеку приміщень, де зберігаються персональні дані
- Впровадити технічні заходи захисту електронних баз даних
- Розробити процедури реагування на інциденти безпеки
- Регулярно аудитувати процеси обробки персональних даних
- Мінімізувати обсяг персональних даних, що збираються
| Категорія ризику | Заходи захисту | Періодичність перевірки |
|---|---|---|
| Фізичний захист документів | Сейфи, шафи, що замикаються; обмежений доступ до приміщень | Щотижня |
| Електронні бази даних | Паролі, шифрування, антивірусний захист, резервне копіювання | Щомісяця |
| Передача даних третім особам | Договори про конфіденційність, перевірка правових підстав | Перед кожною передачею |
| Публікації в інтернеті | Перевірка наявності згоди, анонімізація даних | Перед кожною публікацією |
| Навчання персоналу | Інструктажі, тренінги, оновлення знань | Раз на півроку |
Дотримання цих рекомендацій допоможе освітнім закладам забезпечити належний рівень захисту персональних даних та уникнути юридичних наслідків порушення законодавства.
